Ata de assembleia de condomínio: 6 erros que anulam decisões

A assembleia aprovou, mas a ata derrubou: 6 erros de redação que anulam decisões do condomínio

Imagine terminar uma reunião bem tarde, após horas de discussão os moradores aprovam uma obra e vão embora com a sensação de assunto encerrado. Dois anos depois da administradora preparar a ata de assembleia de condomínio, chega uma citação judicial.

Um morador que nem apareceu na reunião pede anulação, e tem tudo para conseguir. Às vezes uma ata é mal redigida, com informações essenciais faltando que falham em comprovar que a assembleia respeitou as regras exigidas por lei e pela convenção do condomínio.

Esse tipo de situação não é nada rara. Quando uma decisão é questionada, o juiz só consegue analisar a documentação produzida naquele dia, qualquer dúvida deixada sobre a convocação ou resultado causa questionamento se o condomínio agiu corretamente.

Abaixo estão os seis erros de redação que mais levam um juiz a derrubar o que o prédio já tinha como resolvido

Por que a ata pode derrubar uma decisão aprovada pela assembleia

Uma votação de maioria não é o suficiente para manter uma deliberação de pé, porque a Justiça não estava lá no dia. A prova é a ata, e ela precisa registrar quem foi convocado, do que se discutiu, votou e decidiu.

Independente se foi uma deliberação justa ou não, se esse registro falha, não tem comprovação o suficiente. Boa parte das anulações de assembleia costuma nascer de falhas formais, não necessariamente do conteúdo discutido.

O síndico responde por garantir que a documentação do condomínio saia correta, o que inclui acompanhar a elaboração da ata (arts. 1.348 e 1.349 do Código Civil). Em uma disputa judicial, dificilmente alegar que “não sabia” resolve algo..

O professor Dr. Luiz Antonio Titton, especialista em auditoria condominial, define a ata como o “Diário Oficial do condomínio“. Isso ilustra a importância do documento, que demonstra, para qualquer pessoa de fora da reunião, como aquela decisão ocorreu.

Em outras palavras, se a documentação não sustentar o que os condôminos decidiram, basta um questionamento para a assembleia cair, mesmo com consenso entre os presentes.

Erro 1: votar um assunto que não apareceu no edital

O edital é o convite formal da reunião, com a lista do que será decidido. Se nele está a pauta genérica de “assuntos gerais”, mas no meio da reunião alguém propõe criar uma taxa extra para custear uma reforma, mesmo quando a maioria concorda, a decisão não está regular.

Quem não compareceu à assembleia pode argumentar que o edital nunca avisou que aquela cobrança entraria em votação. Afinal, “assuntos gerais” seriam sugestões e debates, não deliberar sobre temas que afetam o bolso dos moradores.

Esse tipo de falha compromete o direito de informação dos condôminos e costuma aparecer entre os fundamentos utilizados em ações de anulação de assembleia de condomínio. O próprio Código Civil determina que as deliberações aconteçam dentro da pauta regularmente convocada (arts. 1.352 e 1.354).

Se isso já aconteceu no seu condomínio, o mais seguro é convocar uma nova assembleia, descrevendo o assunto com clareza no edital, e votar novamente. Assim, o morador insatisfeito perde o argumento mais fácil que teria.

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Erro 2: registrar apenas “aprovado pela maioria”

Escrever que uma proposta foi aprovada “pela maioria dos presentes” sem dizer quantos votaram, nem como a assembleia chegou a esse número, não é o suficiente. A maioria de quem?

Pense em uma assembleia com 68 unidades representadas. A ata informa que a maioria aprovou determinada obra, mas não registra quantos votos cada lado teve, nem se a contagem considerou unidades ou fração ideal.

Quando esse documento chega ao Judiciário, falta a informação que comprova o cumprimento do quórum (número mínimo de votos necessários) exigido para aquela deliberação.

Perceba que o problema é que não tem prova de que a votação respeitou a legislação e, sem isso, fica muito mais difícil demonstrar que a decisão cumpriu todos os requisitos legais.

Uma ata consistente informa o número de votos favoráveis, contrários e abstenções, além da base utilizada para a contagem quando isso for relevante. Esses detalhes mudam tudo quando a decisão precisa ser defendida anos depois.

Se a ata ainda não tiver assinatura nem registro, o ideal é corrigir essas informações antes da versão definitiva, anexando também a lista de presença. Caso o documento já esteja concluído, talvez seja necessária uma assembleia de retificação para registrar corretamente os dados da votação.

Erro 3: Lista de presença sem procuração conferida: a ata vale?

Uma lista de presença com apenas nomes e assinaturas dificilmente responde às perguntas que surgem na contestação da assembleia.

A folha traz só nomes rabiscados, sem dizer quem é proprietário, quem votou como procurador e quem está com a taxa em atraso. Numa votação apertada (22 a 19), três votos vieram de gente representada por procuração que ninguém conferiu.

Quem está devendo condomínio não pode votar, se o voto dele virou a decisão, ela cai. E se o representante não está autorizado, o voto dele também não conta. Sem qualificar quem estava na sala, o condomínio não prova que só votou quem tinha direito.

Esse cuidado protege tanto o condomínio quanto o próprio síndico. Quando a documentação identifica quem participou, em nome de quem votou e que procuração apresentou, sobra menos espaço para discussões sobre a validade do resultado.

Antes de encerrar a assembleia, confira se a lista de presença informa, pelo menos, nome completo, documento, unidade e situação de cada votante. Anexar as procurações à documentação também ajuda a preservar essa cadeia de comprovação se alguém levar a assembleia à Justiça.

Erro 4: usar maioria simples quando a lei exige um quórum maior

Nem toda decisão segue o mesmo caminho até a aprovação. Algumas matérias exigem um número mínimo de votos previsto em lei ou na própria convenção do condomínio. Quando a assembleia ignora esse requisito, a deliberação fica vulnerável, ainda que a maioria dos presentes tenha concordado.

Às vezes parece bastante, mas não é o suficiente. Por exemplo, uma assembleia vota a favor da troca da fachada (reforma de embelezamento) e a ata registra “aprovado pela maioria”, com 25 dos 44 presentes. O problema aqui é que a obra só para embelezar, como fachada nova, pede quórum reforçado (art. 1.341).

Quando a lei pede dois terços e a ata mostra só maioria, a aprovação já nasce com defeito. O risco é que a anulação chegue tempos depois, com a obra pronta e as cotas todas quitadas.

Diferentemente do erro anterior, o número de votos obtido não atende ao mínimo exigido para aquela matéria. Uma ata que registra a aprovação sem demonstrar que a votação alcançou esse piso não protege a decisão nem anos depois.

Convenção e regimento interno seguem regras diferentes

Norma superior

Convenção

2/3 dos condôminos

Só se altera com dois terços dos condôminos.

Norma interna

Regimento interno

Maioria simples

Costuma mudar por maioria simples, desde que a convenção não exija mais que isso. Trata do uso do salão, horário de mudanças e regras de barulho.

Não se pode votar uma mudança de convenção com o quórum do regimento. Nesse caso, a deliberação até pode passar na assembleia, mas basta um condômino questionar para ela cair.

Por isso, antes de fechar a ata, confira qual documento a proposta muda e qual quórum ele pede. Se a votação passou sem alcançar o piso legal, nenhuma correção de redação resolve. É preciso levar o tema de volta à assembleia e aprovar com o número certo.

Erro 5: registrar unanimidade quando houve votos contrários

Se em uma discussão, onde a maioria aprovou, cinco votaram contra e outros três preferiram se abster, durante a elaboração da ata, não se pode simplificar o texto e escrever apenas que a proposta foi aprovada por unanimidade.

Caso contrário, quem participou da reunião pode questionar a credibilidade do documento. Se houver gravação da assembleia, troca de mensagens ou outros elementos que demonstrem a existência de votos contrários, a inconsistência ganha ainda mais relevância.

Além disso, registrar unanimidade quando ela não existiu passa a impressão de que a ata omitiu parte da discussão. Em situações extremas, essa distorção até alimenta alegações de manipulação do documento.

Uma boa ata não tenta esconder divergências, ela simplesmente registra votos sem emitir opiniões sobre quem estava certo ou errado.

Enquanto ninguém assinou a ata, ainda dá para corrigir o texto antes da versão final. Se o documento já foi formalizado e não corresponde ao que efetivamente aconteceu, o condomínio deve avaliar a realização de uma retificação ou, quando necessário, de uma nova assembleia para tratar da inconsistência de forma transparente.

Erro 6: deixar a ata guardada quando ela precisa produzir efeitos fora do condomínio

Há situações em que uma decisão foi corretamente convocada, respeitou o quórum adequado e foi registrada sem falhas. Ainda assim, a ata permaneceu apenas nos arquivos internos do condomínio.

Isso costuma acontecer após a eleição de um novo síndico ou depois da alteração da convenção.

Se a assembleia elegeu uma nova gestão, mas ninguém levou a ata a registro, os problemas aparecem. Se o síndico tentar atualizar os dados bancários do condomínio ou representar o edifício perante um órgão público, para essas instituições, continua valendo a documentação anterior.

Internamente, todos sabem que houve mudança. Fora do condomínio, ela não existe.

Quais atas normalmente precisam de registro?

Nem todas as atas exigem registro, em geral, ele se torna importante para documentos relacionados à eleição de síndico, alterações da convenção e outras deliberações que precisam produzir efeitos perante terceiros.

Por isso, antes de arquivar a documentação, vale conferir se aquele ato depende de registro para alcançar sua finalidade.

Esquecer essa etapa ainda tem solução. Quanto antes a regularização for providenciada, menor a chance de enfrentar dificuldades na representação do condomínio ou em contratos que dependam dessa comprovação.

Checklist de 1 minuto: olhe para a sua última ata

Pegue a ata mais recente da assembleia e responda:

1 O assunto votado estava descrito de forma clara no edital de convocação?
2 A ata informa quantos votos foram favoráveis, contrários e abstenções, além da base do quórum?
3 A lista de presença traz documento, unidade e situação de cada votante, com as procurações conferidas?
4 As matérias que exigiam quórum qualificado atingiram o número mínimo previsto em lei ou na convenção?
5 As atas de eleição, convenção e regulamento foram levadas a registro?

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1. Uma assembleia de condomínio pode ser anulada por causa da ata?

Sim. Quando a ata não consegue demonstrar que a convocação, a pauta, o quórum ou a votação seguiram as exigências legais, a deliberação perde um dos seus principais meios de comprovação. Dependendo do caso, isso pode levar à anulação da decisão.

2. Ata de assembleia sem lista de presença vale?

Vale menos e fica exposta. A lista de presença complementa a ata porque identifica quem participou da assembleia e ajuda a demonstrar que a votação ocorreu de forma regular. Sem esse documento, a defesa da deliberação costuma ficar mais difícil caso ela seja questionada.

3. Condômino inadimplente pode votar em assembleia?

Não. O Código Civil impede o voto do condômino inadimplente nas deliberações da assembleia. Por isso, identificar corretamente a situação dos participantes ajuda a preservar a validade do resultado.

4. Toda ata de condomínio precisa ser registrada em cartório?

Não. O registro costuma ser necessário apenas em situações específicas, como eleição de síndico e alteração da convenção condominial. Ainda assim, vale verificar o que determina a convenção do condomínio e as exigências aplicáveis ao caso.

5. Como corrigir uma ata depois que ela foi assinada?

Depende da natureza do problema. Erros materiais, como datas ou grafias, podem admitir retificação. Já divergências envolvendo o conteúdo da deliberação normalmente exigem uma nova assembleia para registrar corretamente o que foi decidido.

6. Qual o prazo para contestar uma assembleia de condomínio?

O prazo depende das circunstâncias do caso e do fundamento utilizado para o pedido de anulação. Por isso, quando surgem dúvidas sobre a validade de uma assembleia, é recomendável analisar a documentação o quanto antes para verificar quais providências ainda são possíveis.