Em 2025, o Ministério do Trabalho e Emprego atualizou regras e valores de aplicação das multas trabalhistas. Com o eSocial consolidado e a fiscalização mais analítica, pequenas falhas de rotina passaram a ser detectadas com facilidade.

Para as empresas, a resposta é simples: organizar processos, manter documentos acessíveis e cumprir prazos. Além disso, prevenir custa menos do que lidar com autuações e disputas.

O que mudou nas multas trabalhistas?

A nova portaria de 2025 revisou critérios, faixas de valores e gradação das penalidades. Na prática, o auditor tem parâmetros mais objetivos para calcular a multa conforme a gravidade, o porte da empresa e a reincidência. Em muitos casos, há previsão de desconto condicionado ao cumprimento de exigências formais.

Além disso, discute-se um teto por infração, que pode chegar a dezenas de milhares de reais, com possibilidade de aumento em situações específicas.

Outro ponto importante: valores de referência tendem a ser atualizados periodicamente. Por isso, acompanhar publicações oficiais e notas técnicas deixou de ser algo eventual e virou rotina de RH, DP e jurídico. Logo, quem se antecipa reduz riscos e evita surpresas.

Quais são os principais riscos para empresas?

Os principais riscos de multa estão ligados a falhas simples do dia a dia. Veja abaixo:

1) Falta de registro do empregado

Admissões sem registro ou com dados incompletos continuam críticas. O cruzamento entre folha, eSocial e declarações acessórias facilita a detecção de inconsistências. Portanto, garantir registro correto e no prazo é obrigação básica.

2) Informações incorretas no eSocial

Falhas no envio de informações como admissões, pagamentos e desligamentos geram multas que afetam férias, rescisão e encargos trabalhistas. Assim, revisar os dados antes do fechamento da folha evita problemas caros.

3) Saúde e segurança do trabalho sem comprovação

Exames médicos, programas de prevenção e registros de treinamentos são exigidos de todas as empresas. Quando não há documentos que comprovem a prática, o risco aumenta. Desse modo, manter relatórios atualizados é indispensável.

4) Rescisão mal conduzida

Atrasos, erros de cálculo e falta de comprovantes são sinais de desorganização. Além de gerar custos adicionais, abrem espaço para fiscalizações mais amplas. Portanto, padronizar processos reduz falhas e protege a empresa.

5) Pejotização disfarçada de CLT

Uma prática comum que gera multas é a pejotização. Isso ocorre quando a empresa contrata uma pessoa como PJ, mas exige dela uma rotina típica de empregado: horário fixo, subordinação e exclusividade. O Ministério do Trabalho e a Justiça entendem essa situação como fraude. Se constatada, a empresa pode ser obrigada a registrar o trabalhador, pagar encargos retroativos e ainda enfrentar ações judiciais. Para mais detalhes, consulte o Ministério Público do Trabalho e o Tribunal Superior do Trabalho.

Como evitar multas trabalhistas em 2025?

A melhor forma de evitar multas é ter rotina organizada. A seguir, algumas práticas essenciais:

1) Calendário de prazos e responsáveis

Defina quem cuida de cada obrigação, cruze prazos com o fechamento da folha e faça checagens semanais. Registre envios e guarde comprovantes. Caso haja erro, ajuste antes do fechamento.

2) Revisão periódica de registros e contratos

Revise admissões, alterações e rescisões trimestralmente. Sempre que encontrar divergências, corrija e atualize regulamentos internos.

3) Documentação de saúde e segurança

Mantenha programas e exames atualizados, com evidências organizadas por cargo. Em seguida, realize auditorias internas para testar se a pasta de cada colaborador está completa.

4) Processos claros de admissão e desligamento

Crie checklists de onboarding e offboarding. Inclua entrega de equipamentos, termos de confidencialidade e baixa de acessos. Logo depois, registre tudo na pasta do colaborador.

5) Controle sobre empresas terceirizadas

Exija documentação da contratada, como folha de pagamento e exames periódicos. Além disso, auditorias simples reduzem o risco de multas e demonstram diligência.

6) Comitê de conformidade rápido e eficiente

Reúna RH, DP, saúde e segurança e jurídico uma vez por mês. Então, revise indicadores, identifique pontos de risco e registre decisões. A repetição cria cultura e reduz passivos.

A importância da assessoria jurídica preventiva

Assessoria preventiva não é só evitar multa. É dar previsibilidade. Com apoio jurídico, a empresa interpreta mudanças legais, prioriza riscos, ajusta contratos, treina gestores e valida processos antes de uma fiscalização. Isso diminui retrabalho, acelera decisões e melhora a experiência do colaborador. Além disso, ajuda a escrever políticas claras, o que reduz disputas internas e dúvidas operacionais.

Conclusão

As mudanças de 2025 tornaram o cálculo das penalidades mais objetivo e a fiscalização mais exigente. Em resposta, a empresa precisa de rotina: prazos cumpridos, documentação organizada e revisão contínua. Portanto, com processos simples e apoio jurídico, o risco de multa cai e a operação se torna mais estável.

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